3 ข้อดีของการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร เรื่องที่คุณไม่เคยทราบมาก่อน

1 post / 0 new
DigitalKnowledge
Offline
Last seen: 2 สัปดาห์ 1 ชั่วโมง ก่อน
Joined: 5 มิ.ย. 2019 - 15:56
3 ข้อดีของการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร เรื่องที่คุณไม่เคยทราบมาก่อน

 

 

หากจะกล่าวถึงในแง่ของการบริหารจัดการเอกสารขององค์กรหรือบริษัทต่างๆ แล้วล่ะก็ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเก่าแก่ที่อยู่มานานหรือแม้กระทั่งองค์กรน้องใหม่ ข้อเท็จจริงหนึ่งที่เหมือนกันอย่างเสียไม่ได้เลยนั่นก็คือเรื่องของปริมาณเอกสาร โดยในแต่ละองค์กรก็อาจจะมีวิธีบริหารจัดการเอกสารที่แตกต่างกันออกไป การเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารคืออีกหนึ่งทางออกที่เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระและลดความน่าปวดหัวให้กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจัดเก็บหรือจัดการเอกสารในองค์กรนั้นๆ อยู่มากพอสมควร ไหนจะต้องรับมือกับปริมาณเอกสารที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นในทุกๆ วัน และไหนจะเรื่องการรักษาความลับให้กับเอกสาร ตั้งแต่เอกสารทางด้านการเงิน สัญญาจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ ที่ล้วนแล้วแต่เป็นความลับ การเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารเข้ามาเป็นตัวช่วยก็ถือว่าเป็นอีกหนึ่งทางออกที่เข้ามาแบ่งเบาภาระให้กับองค์กรได้ไม่มากก็น้อย แต่หลายๆ ท่านก็อาจจะยังไม่ทราบว่าทางออกที่ว่านี้มีข้อดีอะไรบ้าง บทความนี้มีข้อมูลดีๆ มาแชร์ ตามมาดูกันเลย

 

ความปลอดภัย

ตามที่ได้เกริ่นไปแล้วคร่าวๆ ในข้างต้น ข้อดีอย่างแรกของการเลือกใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารนั่นก็คือเรื่องของความปลอดภัย ตัวบริษัทหรือองค์กรเองสามารถมั่นใจได้เลยว่าการเลือกจัดเก็บข้อมูลด้วยวิธีนี้จะช่วยลดปัญหาหรือความกังวลในเรื่องเอกสารหลุดออกไปได้อย่างแน่นอน กับประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารเองที่จะบังคับการกำหนดใช้รหัสผ่าน การจำกัดสิทธิ์ของผู้ที่จะเข้าใช้งานที่มีความเสถียรมากพอ อีกทั้งตัวซอฟต์แวร์เองยังสามารถบันทึกประวัติการเข้าใช้งานไฟล์เอกสารทุกไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นประวัติการเรียกดูข้อมูล ประวัติการจัดเก็บ ประวัติการปรับปรุง ตลอดไปจนถึงประวัติการลบข้อมูล เรียกได้ว่าเหมาะแก่ผู้ที่ทำงานเอกสารเป็นอย่างยิ่ง เพราะตัวซอฟต์แวร์เองสามารถบันทึกประวัติการใช้งานได้ทุกขั้นตอนโดยละเอียด

 

ความสะดวกในการค้นหาเอกสาร

อีกหนึ่งข้อดีของการเลือกซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารที่ใครๆ หลายคนอาจจะทราบ หรือใครหลายๆ คนอาจจะมองข้ามความสะดวกในข้อนี้ นั่นก็คือเรื่องของความสะดวกสบายของซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารเวลาเรียกใช้งาน ทั้งนี้ซอฟต์แวร์ที่ดีคือสิ่งที่จะสามารถเข้ามาตอบโจทย์เวลาที่ผู้ใช้งานต้องการเรียกใช้หรือค้นหาเอกสารภายในระยะเวลาอันจำกัด นอกจากจะช่วยเพิ่มความสะดวกแล้วยังช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้นอีกหลายเท่าตัว ด้วยระบบการจัดเก็บของซอฟต์แวร์เองที่มีระเบียบ ทำให้มั่นใจได้เลยว่าการค้นหาเอกสารใดๆ จะเป็นไปอย่างถูกต้องและแม่นยำแน่นอน

 

ลดความซ้ำซ้อน ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารที่ดีนั้นนอกจากจะเข้ามาช่วยประหยัดเวลาและช่วยทุ่นแรงได้เป็นอย่างดีแล้ว ตัวซอฟต์แวร์เองยังทำหน้าที่จดจำเอกสารที่เคยบันทึกเอาไว้ ในกรณีที่ตัวผู้ใช้งานเองนำเอาเอกสารฉบับที่ซ้ำมาใส่ ตัวซอฟต์แวร์ก็จะทำหน้าที่แจ้งเตือน นอกจากจะช่วยลดความซ้ำซ้อนจากการจัดเก็บเอกสารซ้ำๆ แล้ว ยังช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารไปในตัวได้อีกด้วย