องค์กรในยุคดิจิทัลนี้ ใช่ว่าจะต้องให้ความสำคัญกับเรื่องการทำงานหรือความก้าวหน้าของบริษัทเพียงอย่างเดียว แต่เรื่องเล็ก ๆ อย่างระบบจัดเก็บเอกสารบางครั้งก็อาจกลายเป็นเรื่องใหญ่ที่ส่งผลให้บริษัทเติบโตช้าได้โดยไม่รู้ตัว ขอชวนมารู้จักกับเหตุผลสำคัญที่องค์กรยุคใหม่ควรเลือกใช้บริการระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่จะช่วยให้บริษัทเติบโตได้ไวกว่าที่เคย
ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ คืออะไร
ระบบจัดเก็บเอกสารคือโซลูชันที่จะเข้ามาช่วยให้งานด้านเอกสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากเดิมที่ต้องปรินต์เอกสารออกมาเป็นกองใหญ่ เสียเวลาในการทำงาน และเสียเวลาในการเก็บรักษา ก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายเมื่อเอกสารทั้งหมดอยู่บนพื้นที่ออนไลน์ ทั้งเรียกดูได้สะดวกโดยไม่ต้องเสียเวลา และประหยัดงบประมาณในระยะยาวได้เป็นอย่างมากเลยทีเดียว
ข้อดีของการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์
1. ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน
อย่างที่บอกว่าจากเดิมที่เราจะต้องปรินต์เอกสารออกมา ซึ่งในการปรินต์นั้นก็เป็นเรื่องที่ยุ่งยากเสียเวลา ไหนจะต้องมาจัดเรียงเอกสารและเช็กความถูกต้อง และต้องส่งต่อเอกสารไปให้กับแผนกอื่น ๆ ที่ทำงาร่วมกัน ทำให้งานดำเนินไปได้ช้า แต่เมื่อเราใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร เราก็สามารถจัดการงานเอกสารทั้งหมดได้ง่ายบนคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องคอยปรินต์ให้เสียเวลาและไม่ต้องใช้เวลากว่าครึ่งวันไปกับการจัดการความเรียบร้อยของเอกสารอีกต่อไป
2. ช่วยลดความผิดพลาด
เมื่อพนักงานแต่ละคนมีเอกสารกองใหญ่ในมือนั้น กว่าจะจัดการให้เสร็จเรียบร้อยบางครั้งก็อาจมีความผิดพลาดเกิดขึ้นมาได้ ซึ่งความผิดพลาดนั้นย่อมทำให้งานล่าช้ายิ่งกว่าเก่า แต่เมื่อใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถจัดการงานได้ง่ายขึ้น ทั้งการทำงานร่วมกัน การจัดเก็บเอกสาร การตรวจสอบความถูกต้อง ก็สามารถทำได้อย่างสบาย ลดความผิดพลาดให้น้อยลง ช่วยให้งานดำเนินต่อไปได้ไวขึ้น
3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เมื่อไม่ต้องเสียเวลาไปกับการปรินต์และการจัดเก็บ ไปจนถึงไม่ต้องห่วงว่าจะจัดเรียงเอกสารอย่างไร แถมยังไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายหรือถูกทำลาย ซึ่งแน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้ย่อมเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะพนักงานสามารถใช้เวลาไปกับการทำงานได้เต็มที่เมื่อมีระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์เข้ามาช่วย
4. ช่วยลดค่าใช้จ่าย
ในการทำงานเอกสารนั้น ทั้งการปรินต์และการจัดเก็บเอกสาร ล้วนมีค่าใช้จ่ายตามมาทั้งสิ้น และในระยะยาวก็จะกลายเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่ส่งผลกระทบ แต่หากองค์กรเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร ก็จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้อย่างคุ้มค่า ทำให้มีงบประมาณเหลือที่จะไปพัฒนาและไปลงทุนกับส่วนอื่น ๆ ช่วยให้บริษัทเติบโตได้ไวยิ่งขึ้น
